Первичные документы для бухгалтерии: как собрать вовремя

Борис Чижов, заместитель начальника отдела делопроизводства Управления делами Федеральной службы по труду и занятости, государственный советник Российской Федерации 2 класса.

Первичные документы для бухгалтерии можно собрать с ответственных работников вовремя путем составления локального нормативного акта, а также условиями трудового договора, должностными инструкциями и элементами премирования.

Статья публикуется в рамках сотрудничества HRMaximum и журнала "Актуальная бухгалтерия".

В силу специфики работы бухгалтер постоянно готовит и сдает в установленные законодательством сроки отчеты о деятельности своей организации в вышестоящие инстанции и контролирующие ведомства (налоговая инспекция, органы статистики, социального страхования и другие). Большинство отчетов формируется на основании первичной документации, которая поступает в бухгалтерию от соответствующих структурных подразделений, отдельных работников, а также смежных предприятий и организаций. Главную роль в данном случае играет своевременность поступления документов. В статье мы рассмотрим, как ее добиться от персонала организации.

Меры обеспечения своевременности поступления первичных документов

Чтобы обеспечить поступление первичных документов в строго установленные сроки, необходимо выполнить ряд простых действий.

Во-первых, следует закрепить порядок передачи документации в бухгалтерию в соответствующем локальном нормативном акте организации.

Такой акт должен строго регламентировать весь документооборот в организации. Нужно прописать механизм внутреннего перемещения первичных документов, сроки их доставки, а также Ф.И.О. и должности работников, ответственных за их сдачу и контролирующих данный процесс.

Локальный нормативный акт должен быть достаточно подробным и доступным для понимания каждым работником. Следует четко прописать не только порядок и правила сдачи документов, но и те последствия, которые могут ожидать как самого работника, нарушившего установленный порядок, так и организацию в целом (в виде штрафных санкций, пеней, дополнительных проверок со стороны надзорно-контрольных органов).

Во-вторых, в трудовых договорах с работниками, которые по роду своей деятельности обязаны сдавать первичные документы в бухгалтерию, следует зафиксировать необходимость оформления и сдачи последних. При этом конкретный порядок работы с документацией нужно указать в должностной инструкции работника.

В-третьих, для исключения случаев "потерь" документов (работник настаивает на том, что документы сдал, а бухгалтер их не видел) их передачу из подразделения в подразделение, от работника к работнику и в бухгалтерию нужно контролировать путем записей в соответствующем журнале сдачи и получения документов под подпись с указанием даты. Кроме того, можно снимать копии с документов, на которых получатель делает отметку о времени получения оригинала, а также ставит свои Ф.И.О. и должность. 

Санкции за несвоевременную сдачу первичных документов

Если порядок и правила работы с первичной документацией прописаны в локальном нормативном акте организации, трудовом договоре с работником и в его должностной инструкции, то несоблюдение установленного порядка и сроков сдачи документов может расцениваться как дисциплинарный проступок. А за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания (ст. 192 ТК РФ):

- замечание;

- выговор;

- увольнение по соответствующим основаниям.

При этом не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине. Также должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

Следует отметить, что применять к работнику какие-либо штрафные санкции (наказывая его рублем) недопустимо. Система штрафования в виде вычетов из заработной платы работников является нарушением трудового законодательства и строго карается инспекцией труда.

Однако если в организации существует система премирования за определенные результаты работы, то с ее помощью можно приучить нерадивых работников своевременно сдавать в бухгалтерию первичные документы.

Возможность премирования персонала предусмотрена Трудовым кодексом. Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ст. 135 ТК РФ).

Принимаемая в организации премиальная система может предполагать выплату премии определенному кругу лиц на основании заранее установленных конкретных показателей и условий. Круг лиц, подлежащий поощрению, показатели, условия, размеры и сроки премирования могут быть установлены в коллективном договоре составной частью положения о премировании. Последнее, как правило, содержит:

- общие положения, в которых определяется круг премируемых за основные результаты хозяйственной деятельности по различным группам персонала (рабочие, конструкторы, технологи, руководители, специалисты, служащие и т.д.) с указанием конкретных задач, на которые нацелено премирование;

- источники, показатели, условия, размеры, периоды и сроки премирования для отдельных групп персонала или категорий работающих; порядок начисления, утверждения и выплаты премии и другие показатели.

В принятом положении о премировании и должны содержаться условия премирования работников и подразделений, связанных с предоставлением первичной документации в бухгалтерию.

Помните, что трудовое законодательство не предусматривает терминов "лишение премии" и "депремирование" по тем или иным показателям работы. Поэтому наличие на предприятии четких показателей и условий премирования дает возможность заслуженно премировать работников. При их невыполнении у работника просто не наступает право на получение премии, и он коллективом подразделения к премированию не представляется или, в зависимости от выполнения других показателей, представляется к премированию в меньших размерах.

21 августа 2015
Автор: Борис Чижов, заместитель начальника отдела делопроизводства Управления делами Федеральной службы по труду и занятости, государственный советник Российской Федерации 2 класса

Источник: aktbuh.ru/


Статьи этого раздела

  • Стандартные налоговые вычеты на детей иностранцам
    Право сотрудника на получение стандартных налоговых вычетов зависит на детей не от его гражданства, гражданства, места рождения или нахождения его детей, а от наличия или отсутствия у него статуса налогового резидента РФ. …
  • Заполнение 6-НДФЛ: зарплата, отпускные, больничные
    Выплата отпускных и больничных происходит не в установленные сроки, а вместе с заработной платой. Разделять ли эти виды выплат по отдельным строкам расчета по форме 6-НДФЛ?
  • Заполнение 6-НДФЛ: больничный
    Датами фактического получения дохода в виде пособий по временной нетрудоспособности и удержания НДФЛ с данных сумм признается день выплаты по больничным листкам. Датой, не позднее которой должна быть перечислена сумма НДФЛ с пособий, признается последний…
  • Страховые взносы обособленных подразделений в 2017 году
    С 2017 года изменился порядок уплаты взносов обособленными подразделениями. Разберемся, необходимо ли подавать в ИФНС сведения о действующих подразделениях в целях уплаты страховых взносов, если они уже поставлены на учет в инспекции как плательщики НДФЛ с присвоением КПП.
  • Форма 4-ФСС обновлена
    Новая форма 4-ФСС — расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения (утв. приказом ФСС России от 26.09.2016 № 381) будет использоваться начиная с I квартала 2017 года.
  • Заполнение 6-НДФЛ при смене налогового резидентства
    На конец налогового периода по НДФЛ необходимо определить налоговый статус работника, чтобы не возникло проблем с суммами налога, которые могут оказаться излишне удержанными, или наоборот. Рассматриваем варианты смены налогового статуса и заполнение формы 6-НДФЛ.
  • Удержания по исполнительным листам
    При получении исполнительного листа на сотрудника нужно помнить о том, на какие виды доходов не может быть обращено взыскание, учитывать максимально возможный процент удержания по исполнительному листу и очередность погашения нескольких исполнительных листов. Закрытый перечень…
  • 6-НДФЛ: примеры заполнения новой формы
    С 1 января 2016 года для налоговых агентов введена новая ежеквартальная форма отчетности: Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@).…
  • Форма 2-НДФЛ: изменения 2016
    Налоговые агенты обязаны ежегодно представлять сведения о выплаченных ими физическим лицам доходах и суммах НДФЛ, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджет в истекшем налоговом периоде. Для этого предусмотрена форма 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица». Рассмотрим изменения в форме 2-НДФЛ 2016 года, а также поговорим о порядке ее заполнения, сроках сдачи, и ответственности налогового агента.
  • Декларация по УСН. Заполняем обновленную форму
    За 2014 год компании и предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, будут отчитываться по существенно обновленной форме. Налоговая декларация по налогу, уплачиваемому в связи в применением УСН (утв. приказом ФНС России от 04.07.2014 № ММВ-7-3/352@), претерпела…
  • Риски для компании при отсутствии по юрадресу
    Отсутствие компании по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, является нарушением и может грозить ликвидацией. С одной стороны, это хорошо, так как данная мера поможет существенно сократить количество фирм-однодневок. Но с другой — существует вероятность, что пострадают добросовестные компании, потому как ненахождение их по юрадресу может быть обусловлено вполне объективными причинами.
  • Угон служебного автомобиля: что делать бухгалтеру
    Кража служебного транспорта является не только ущербом для компании, но и головной болью для бухгалтера. Важно правильно определить остаточную стоимость украденного имущества с учетом начисленной амортизации. Также нужно помнить, что транспортный налог прекращает начисляться начиная лишь с месяца, следующего за месяцем возбуждения уголовного дела, а не кражи.
  • Больничные расходы фирмы за счет ФСС России
    Начисленных в текущем месяце взносов в части соцстрахования может быть недостаточно для выплаты больничных работникам. Фирма вправе получить недостающую сумму из ФСС России, написав соответствующее заявление, либо зачесть ее в счет будущих платежей.
  • Почему нужна прозрачная бухгалтерия?
    Зачем имеет смысл сделать бухгалтерию собственной компании прозрачной? Мы насчитали как минимум 5 поводов.
  • Изготовление баннера к празднику. Как учесть расходы?
    Фирма вправе учесть расходы на баннер с поздравлениями с праздником в качестве рекламных, если на нем есть четкие признаки рекламы. Если таких признаков нет, придется руководствоваться мнением ФАС России и судей.

Подписка на новости сайта

Мероприятия:



Реклама