Кадровая безопасность. Принимаем нового сотрудника

Каждого нового сотрудника в день приема нужно знакомить с правилами работы в компании. Он должен изучить внутренние нормативные акты, регламенты и иные документы, связанные с кадровой безопасностью работодателя.

Статья публикуется в рамках сотрудничества HRMaximum и журнала "Актуальная бухгалтерия".

Принимая на работу нового человека, компания должна позаботиться о кадровой безопасности. Важно грамотно оформить документами обязанности работника, поскольку именно это даст фирме право в дальнейшем проводить легальные процедуры контроля по отношению к сотруднику.

В первый рабочий день вновь прибывший сотрудник подписывает трудовой договор и знакомится под роспись с должностной инструкцией и действующими локальными нормативными актами в сфере труда (правилами внутреннего трудового распорядка, положением о премировании, положением об отпусках и т. д.). Кадровая служба готовит проект приказа о приеме на работу. Также нужно получить от нового сотрудника необходимые согласия (например, на обработку персональных данных) и провести инструктажи (например, в сфере охраны труда и техники безопасности). Однако только сферой трудового права первый рабочий день ограничиваться не должен.

Защита коммерческой тайны

Обязательство о неразглашении коммерческой тайны: превьюКаждого нового работника следует ознакомить и с пакетом документов, которые касаются безопасности компании. В первую очередь это должен быть регламент по коммерческой тайне (конфиденциальности информации). Должность нового работника нужно классифицировать по степени допуска к определенной информации, и для каждой категории должен быть шаблон обязательства о неразглашении.

 Компьютерная безопасность

В компании должна быть разработана политика по использованию IT-ресурсов. Это позволит избежать угроз со стороны персонала в виде использования компьютера по непроизводственному назначению.

В такой политике можно закрепить запрет на установление программ самостоятельно, на посещение не относящихся напрямую к служебным обязанностям страниц в Интернете, на использование интернет-мессенджеров (ICQ, Skype) и почтовых ящиков, размещенных на публичных ресурсах.

 

Пример:

Политикой компании установлена материальная ответственность за ненадлежащее использование IT-ресурсов. Пункт выглядит так:

«<...> п. 4.11. Работники несут материальную ответственность в размере прямого действительного ущерба за причинение материального ущерба Обществу путем:

            установки или использования нелегального или не соответствующего корпоративной политике программного обеспечения (ПО) на компьютеры, принадлежащие Обществу;

            утери, повреждения или ухудшения состояния компьютерной техники Общества или третьих лиц, переданной в пользование работнику;

            использования интернет-ресурсов Общества в личных целях».

 В этой же политике необходимо указать, что компания-работодатель считает всю и любую информацию в электронном виде, созданную (полученную, хранящуюся, ставшую известной) в связи с исполнением работником своей трудовой функции, своей собственностью и на основании этого не позволяет ее умышленно скрывать, уничтожать, портить и т. д. Аналог такого положения для бумажной документации нужно закрепить в локальном нормативном акте.

Целесообразно включить в политику IT-безопасности пункты о том, что работодатель вправе проверять содержание служебных персональных компьютеров сотрудников (в т. ч. путем удаленного доступа). Об ознакомлении с такой политикой с работника нужно взять расписку.

Соглашение о неконкуренции

Некоторые компании используют зарубежную практику и подписывают с новыми сотрудниками соглашение (заявление) о неконкуренции. Такое соглашение вынуждает работника заявить о весьма важных моментах: о конфликте интересов, о предыдущей работе на конкурентов, о наличии собственного бизнеса и т. д. Подробная информация позволит работодателю проанализировать кадровые риски и определить степень безопасности того или иного работника для компании.

Этот документ может показать сотруднику, что работодатель требует от него соблюдения интересов компании. Если работник не сообщил данные о себе, это дает почву для размышлений и, возможно, для активных действий службе безопасности.

Пример:

Компания заключает с Романовым Н.А. заявление о неконкуренции. Один из пунктов выглядит так:

«В том числе я, Романов Николай Андреевич, заявляю и декларирую следующее.

4. Мне известно, что:

4.1. В период работы по трудовому договору я обязан сообщить Работодателю в десятидневный срок о начале любой другой деятельности, которая, в том числе, может быть не связана напрямую с деятельностью Работодателя (например, выполнение работ/оказание услуг на любых условиях в коммерческих или некоммерческих организациях, работа по совместительству, учреждение юридического лица, приобретение доли (акций) юридического лица и т. п.);

4.2. Я не вправе использовать имущество, интеллектуальную собственность, деловую репутацию, деловые связи и возможности Работодателя в личных целях;

4.3. В случае, если у меня существует/возник конфликт интересов (например, если родственник или друг работает у потенциального/существующего контрагента Работодателя), я обязан немедленно сообщить об этом своему руководителю;

4.4. Сообщаю об иных видах занятости/деятельности, которыми я занимаюсь на момент написания данного Заявления (в противном случае необходимо указать, что не занимаюсь другими видами деятельности): не занимаюсь». 

 

Мнение:

Георгий Дубин, руководитель направления отдела по работе с национальными клиентами департамента по работе с крупным бизнесом компании «МТС»

Телефонная безопасность

Если работнику в силу его должностных обязанностей нет необходимости совершать междугородние звонки, то можно закрыть междугородний доступ. Аналогично можно поступить с международным и внутрисетевым роумингом или с мобильным интер­нетом. Также можно определить лимит, в рамках которого компания готова оплачивать сотруднику связь, расходы свыше этой суммы работник будет оплачивать сам. Информацию по номеру может получить только то лицо, на которое оформлен договор. Если номер оформлен на организацию, то оператор ежемесячно вместе со счетом направляет и детализацию как в бумажном, так и в электронном варианте. В детализации отражены и звонки, и смс, и интернет-трафик. Запись звонков и содержание смс не предоставляются. Если договор с оператором заключал сам сотрудник, а компания только компенсирует часть расходов, то получить детализацию, счет и любую другую информацию по этому номеру сможет только он. 

Мнение:

Анастасия Урванцева,

консультант по бухгалтерскому учету и налогообложению компании «Кузьминых, Евсеев и партнеры»

Удержания за личные звонки и Интернет

Служба безопасности или иная служба, которая занимается контролем персонала, может обнаружить ненадлежащее использование телефона и корпоративного Интернета. По логике за такое поведение работник должен заплатить компании (возместить расходы). Как получить это возмещение?

Удержания из зарплаты работника строго ограничены (ст. 137 ТК РФ). В Трудовом кодексе приведен исчерпывающий перечень случаев, когда удержания правомерны. Удержания за личные звонки с рабочего телефона и за нерабочее пользование Интернетом там не предусмотрены, как и любые иные удержания за использование имущества работодателя в личных целях. Поэтому чтобы избежать споров и получить возмещение за личное использование сотрудником имущества компании, нужно заручиться заявлением работника на такое удержание.

Если работник отказывается написать заявление, его действия можно рассматривать как ущерб, причиненный организации. Ведь предполагается, что работник использует корпоративный сотовый телефон и Интернет по назначению, то есть для работы. Для того чтобы это не только предполагалось, но и было подтверждено, рекомендуем оформлять приказ на использование сотовой связи и Интернета отдельными работниками с установлением лимита. При этом работник должен быть ознакомлен с этим приказом. Его подпись подтвердит, что он был согласен с условиями пользования телефоном и Интернетом. Сотрудник должен компенсировать (возместить) ущерб, который он причинил работодателю (ст. 232 ТК РФ). 

 Сколько времени в среднем в течении одного рабочего дня вы тратите на использование интернет-ресурсов в личных целях: превью

01 июля 2013
Автор: Анна Калачева, начальник юридического отдела компании «Цеппелин Русланд»


Читать также

  • Прослушивание работодателями телефонных переговоров работников: законно ли это?
    Многие работники коммерческих организаций знакомы с таким проявлением корпоративного контроля, как прослушивание служебных телефонов. Обычно этим занимаются сотрудники служб безопасности крупных и средних организаций по поручению руководства, причем прослушивание может носить как гласный, так и негласный характер.
  • Проверка сотрудников через социальные сети
    Интернет, кроме удобного поиска сотрудников, дает отличную возможность проверить будущих соискателей при помощи социальных сетей. Как это лучше сделать, на что обратить внимание? Рассказывают Галина Иванова и Вера Макурова, менеджеры по поиску персонала компании Intercomp Global Services

Статьи этого раздела

  • Какие риски в сфере охраны труда часто забывают работодатели
    Многие работодатели, прежде всего, офисные компании скептически относятся к системе охраны труда. Скепсис, как правило, выражается в вопросе: «Какая может быть охрана труда в современном деловом центре?» Статья публикуется в рамках сотрудничества…
  • Несчастный случай на производстве
    В этой статье мы постараемся разобраться, какие происшествия являются несчастными случаями на производстве, а какие — нет, что нужно делать работнику и работодателю при возникновении несчастного случая и какие последствия он влечет для сторон трудового договора.
  • Специальная оценка условий труда. Аттестация рабочих мест заменена на специальную оценку условий труда
    Теперь аттестация рабочих мест заменена на специальную оценку условий труда. Процедура специальной оценки условий труда предназначена для решения вопроса о предоставлении компенсаций работникам в связи с занятостью на вредном производстве.
  • Внутренние расследования нарушений сотрудников
    Иногда сотрудники нарушают установленные в компании правила, действуют в своих интересах и в ущерб работодателю. В таких случаях службы контроля организации проводят внутренние расследования причин и последствий нарушения.
  • Аттестация рабочих мест - современный способ обеспечения безопасности!
    Законодательство России устанавливает обязанность для работодателей по организации эффективной системы охраны труда. Меры по предотвращению несчастных случаев и заболеваний предприниматели должны производить в строгом соответствии с нормами ТК РФ, а также рядом технических регламентов, условий и стандартов. Одним из требований, предъявляемых к фирмам, является аттестация рабочих мест.
  • Правильно оформленный скриншот является надлежащим доказательством в суде
    Налоговики нередко указывают, что представленный компанией скриншот является подделкой, которая не несет необходимой информации. Какие данные должен содержать снимок с интернет-страницы? Обязательно ли его нотариальное заверение? Как отобразить дату и время на скриншоте?
  • Что необходимо знать об аттестации рабочих мест
    Аттестация рабочих мест по условиям труда - обязательное мероприятие, регламентированное ст. 212 Трудового кодекса РФ. Оно проводится для того, чтобы работодатель смог объективно оценить, в каких условиях трудится его персонал, и при необходимости принять меры по оздоровлению этих условий труда. Причем, как показывает практика, оценивать условия труда необходимо даже в самом современном помещении, поскольку негативные воздействия обнаруживаются везде. Рассказываем о важных нюансах аттестации.
  • Как победить воровство собственных сотрудников?
    Главная идея этой статьи: хищения и другие злоупотребления персонала можно поставить под контроль и минимизировать ущерб. И HR – менеджмент может и должен играть важную роль в решении этих задач. Однако у всего процесса должен быть единый «хозяин», и это, без сомнений, - первое лицо фирмы.
  • Договор о неразглашении информации
    В современных условиях развития рыночной экономики и усиления конкурентной борьбы, все большего проникновения гласных и негласных средств и систем сбора, обработки и накопления информации в сферу частной жизни, хозяйствования и в публично-властный сектор особую актуальность приобретают договоры о неразглашении информации. Такие договоры являются относительно новым явлением в правовой системе России и еще не получили надлежащей проработки. Однако договоры о неразглашении информации давно известны и широко применяются в мировой правовой практике. Другим названием договора о неразглашении информации является договор о конфиденциальности - оба названия на равных будут применяться в этой статье.
  • Проверка сотрудников через социальные сети
    Интернет, кроме удобного поиска сотрудников, дает отличную возможность проверить будущих соискателей при помощи социальных сетей. Как это лучше сделать, на что обратить внимание? Рассказывают Галина Иванова и Вера Макурова, менеджеры по поиску персонала компании Intercomp Global Services
  • Проверяем справку о зарплате за 2 предыдущих года
    Ваш сотрудник принес справку о заработке за два прошлых года, однако документ вызвал сомнения? Прежде чем его использовать, можно проверить сведения о компании, которая его выдала
  • Судимость как фактор риска: установлены ограничения на работу с детьми и подростками
    В Трудовой кодекс внесены изменения, ограничивающие возможность поступления на работу, связанную с обучением и воспитанием несовершеннолетних. Они касаются граждан, имеющих (имевших) судимость или привлекавшихся к уголовной ответственности за конкретные виды преступлений <1>. В связи с этим у кадровиков появляется новая обязанность: при оформлении сотрудника для работы с детьми и подростками требовать от него справку "о благонадежности", то есть об отсутствии судимости или факта уголовного преследования.
  • Вправе ли организация ответить на официальный запрос другой организации относительно своего бывшего работника?
    В запросе просят подтвердить факт того, что работник действительно работал в организации, и подтвердить причину его увольнения.
  • Отстранение от работы по требованию госорганов или должностных лиц
    В соответствии со ст. 76 Трудового кодекса Российской Федерации на работодателя возложена обязанность по отстранению сотрудника от работы (недопущению к ней). Здесь есть два важных момента. Во-первых, перечень оснований, приведенных в ст. 76, является исчерпывающим…
  • Технология определения сведений, относимых к коммерческой тайне, и факторы риска
    В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" под коммерческой тайной понимается режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать…
  • Труд водителей: особенности правового регулирования
    Водители организаций относятся к категории работников, труд которых подлежит особому правовому регулированию: работник должен проявлять повышенное внимание на дороге, а это приводит не только к физической, но и к быстрой психологической усталости. Поэтому рабочее время водителей строго нормировано законом. Кроме того, для водителей установлены различные гарантии и компенсации. Рассмотрим названные и некоторые другие вопросы.
  • Охрана коммерческой тайны
    Работник может быть уволен по инициативе работодателя за разглашение сведений, составляющих ту или иную тайну. Однако вопросы, связанные с материальными потерями, убытками, причиненными работодателю, надлежащим образом не решены. О том, какими правовыми средствами должна обеспечиваться защита такой информации, читайте в статье.
  • Пожарная безопасность в свете последних изменений законодательства
    С 1 мая 2009 г. вступил в силу Федеральный закон от 22.07.2008 N 123-ФЗ "Технический регламент о требованиях пожарной безопасности" (далее - Закон). Его принятие обусловлено требованиями другого нормативно-правового акта - Федерального закона от 27.12.2002…
  • Условия труда для работников-инвалидов
    Если в компании работают инвалиды, работодатель обязан создать им специальные условия труда. Это требование содержится в ст. 224 Трудового кодекса. О том, как его выполнить, рассказывается в статье.
  • Расследуем несчастный случай в учреждении
    Довольно часто в организациях происходят несчастные случаи с работниками. Причины этого - несоблюдение техники безопасности, необеспечение средствами индивидуальной защиты, использование устаревшего оборудования и т.д. Несчастный случай - непростое испытание для любой организации, потому как необходимо оформить целый ряд документов.
  • Воровство на работе: бороться или предотвращать?
    Проблема воровства на предприятиях, а если немного расширить рамки - неблагонадежности сотрудников, стара как мир. Практически каждая крупная компания включает в свой штат службу безопасности. Защита интересов собственников предприятий от их наемных работников - это целое направление бизнеса. Но может ли кто-нибудь дать стопроцентную гарантию благонадежности персонала? В лучшем случае специалисты обещают минимизацию потерь.
  • Если работник получил производственную травму
    Во время выполнения трудовых обязанностей с работником может произойти несчастный случай. Как работодатель должен действовать в такой ситуации? Какие гарантии пострадавшему предусмотрены законодательством?
  • Прослушивание работодателями телефонных переговоров работников: законно ли это?
    Многие работники коммерческих организаций знакомы с таким проявлением корпоративного контроля, как прослушивание служебных телефонов. Обычно этим занимаются сотрудники служб безопасности крупных и средних организаций по поручению руководства, причем прослушивание может носить как гласный, так и негласный характер.
  • Когда работодатель вправе проверять информацию о работниках?
    Все чаще в средствах массовой информации звучат мнения о том, что применение полиграфа при приеме на работу чуть ли не панацея от недобросовестного работника, а допрос пассажиров перед полетом - заслон террористическим актам на воздушном транспорте. Так ли это и законны ли подобные проверки?
    И, самое главное, как все это грамотно оформить?
  • Положение о защите персональных данных
    Положение о защите персональных данных и Приложения-образцы (шаблоны) документов
  • Пожарная безопасность - образцы инструкций, приказов и положений
    В приложении: - Инструкция о мерах пожарной безопасности в торговом зале. - Об ответственном за электробезопасность. - Об утверждении программы пожарно-технического минимума. - Приказ о проведении повторного противопожарного…
  • Инструкция о мерах пожарной безопасности
    Пример инструкции о мерах пожарной безопасности для малых офисов, магазинов, сервисных центров
  • Инструкция о мерах пожарной безопасности
    магазинов, сервисных центров
  • Оформление инструктажа по охране труда
    В статье подробно рассматриваются правовые аспекты охраны труда, приводятся образцы документов
  • Охрана труда - категория экономическая
    Cитуация с охраной труда в нашей стране, мягко говоря, далека от совершенства. Согласно определению, данному в ст. 209 ТК РФ, охрана труда - это "система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включающая в себя правовые, социально-экономические, организационно-технические, санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические, реабилитационные и иные мероприятия".
  • Предварительный медосмотр: обязанности работодателя
    Постараемся разобраться, в каких случаях следует проводить предварительные медицинские осмотры при приеме на работу.
  • Как повысить кадровую безопасность компании
    Как определить, кто из сотрудников организации и поступающих на работу наносит или может нанести ущерб её интересам? Как выявить потенциальных алкоголиков, людей, склонных к воровству и тех, кто никогда не будут продуктивно работать? Ведь все они могут стать сотрудниками Вашей компании. Грамотно разобраться в этом - задача не из легких. О роли человеческого фактора в обеспечении безопасности организации, некоторых потенциальных источниках кадрового риска и мерах по защите организации от них рассказывает эта статья.

Подписка на новости сайта