Внутренние расследования нарушений сотрудников

Иногда сотрудники нарушают установленные в компании правила, действуют в своих интересах и в ущерб работодателю. В таких случаях службы контроля организации проводят внутренние расследования причин и последствий нарушения.

Статья опубликована в рамках сотрудничества HRMaximum с журналом "Актуальная бухгалтерия".

Несмотря на все методы повышения лояльности сотрудника (метод пряника) и контрольные мероприятия (метод кнута), случается, что работник нарушает правила или законодательство, что причиняет ущерб компании.

Особое внимание привлекают умышленные деяния, совершенные в личных целях в нарушение установленных правил, которые причиняют (могут причинить) ущерб работодателю. Такие деяния могут быть совершены в различных сферах деятельности работодателя, однако их объединяет главный критерий: приоритет личных интересов над интересами организации. Классические случаи: передача конфиденциальной информации; выбор поставщика товаров (услуг) не по объективным критериям, а в целях получения соответствующего вознаграждения от него; заключение договоров с компаниями, конечным бенефициаром которых является работник; и т. д.

Подразделения контроля в компании

Наиболее важным фактором является своевременность обнаружения нарушения. Здесь основная роль отводится функционирующей в компании системе контроля. Контроль ведет большое количество подразделений (финансовая служба, служба внутреннего контроля, внутренний аудит, служба комплаенс, служба безопасности и т. д. в зависимости от профиля деятельности компании).

Каждое из подразделений, вовлеченных в процесс контроля, должно иметь четкую инструкцию — что следует предпринять в случае обнаружения признаков нарушения. Как правило, процесс должен состоять из нескольких стадий. Сотрудник контролирующего подразделения получает информацию и идентифицирует ее источник, затем перепроверяет информацию, после этого уведомляет руководителя соответствующего подразделения. На завершающем этапе руководитель подразделения уведомляет руководителя службы, которая отвечает за внутренние расследования.


Пример:

Сотрудник финансового отдела во время просмотра финансовой отчетности обнаружил факт выдачи займа другой фирме, который не был надлежащим образом одобрен финансовым подразделением компании.

Сотрудник перепроверяет информацию о выдаче этого займа, собирая данные из других источников: просматривает архив заключенных договоров, операций по выдаче наличных денежных средств, движения денежных средств на счете в банке и т. д.

Далее он идентифицирует лиц, имевших отношение к выданному займу. Удостоверившись, что такой заем действительно выдавался и есть признаки нарушения процедуры выдачи, сотрудник финансового отдела собирает материал, готовит краткую аналитическую записку и в конфиденциальном режиме передает документы на рассмотрение руководителю. Последний при необходимости проводит дополнительную проверку информации и ставит в известность руководителя службы, отвечающей за внутренние расследования.


 

Важно определить, следует ли контролирующему подразделению самостоятельно собирать дальнейшую информацию, поскольку нарушитель может начать заметать следы.

Также важно установить, какое нарушение кем должно расследоваться. Например, если в торговой организации был выявлен факт выбора поставщика в целях личного обогащения, то расследованием подобного случая обычно занимается служба безопасности.

Если же было выявлено нарушение (например, незаявленный конфликт интересов) в компании — участнике фондового рынка или в банке, то к расследованию должна быть подключена служба внутреннего контроля как структура, ответственная за соблюдение требований регулятора.

Стадии расследования нарушений

Расследование нарушения делится на несколько стадий:

1) сбор информации в отношении полученных данных о нарушении;

2) определение способа и характера расследования;

3) само расследование;

4) подведение итогов расследования, доклад высшему руководству;

5) принятие мер по итогам расследования.

Стадия сбора информации — наиболее ответственная, поскольку подтверждение достоверности события нарушения и его обстоятельств закладывают основу для стратегии расследования. Сбор информации, как правило, проводится скрытно, без уведомления сотрудника.

Расследование может вестись открыто либо в закрытом режиме. К расследованию могут быть подключены различные узкоспециализированные службы (например, бухгалтерия, отдел закупок и т. п.). Лицу, возглавляющему расследование, важно грамотно разделить объем информации, который получает каждый из вовлеченных в расследование сотрудников. Отметим, что вовлекать в расследование следует только действительно лояльных сотрудников.

Что нужно выяснить в процессе расследования?

В ходе расследования устанавливаются:

1)         событие нарушения;

2)         личность нарушителя, вовлеченные лица, их умысел и мотивы;

3)         обстоятельства нарушения;

4)         причиненный (в т. ч. потенциально причиненный) вследствие нарушения ущерб;

5)         причины, которые способствовали совершению нарушения;

6)         меры, необходимые для предотвращения такого рода нарушений в дальнейшем.

По результатам расследования целесообразно составить служебную записку на имя высшего руководства, в которой в краткой форме изложить вышеуказанные пункты, а также рекомендованные меры воздействия по отношению к нарушителю.

 

Как доказать, что нарушение совершено?

Доказательства и доказывание по внутренним расследованиям всегда представляют собой некоторую сложность. Причина в том, что ни одна служба компании не наделена такими же полномочиями, как правоохранительные органы, и процесс доказывания носит неформальный характер. Да и доказательства, полученные в ходе расследования, не всегда могут служить таковыми для официальной процедуры, поскольку часто не в полной мере соответствуют предъявляемым нормативными актами (ГПК РФ, УПК РФ) требованиям относимости и допустимости.

Более того, работодатель при сборе доказательств обязан также строго соблюдать требования в отношении ограничения вмешательства в личную жизнь работника.

Предположим, что внутреннее расследование было проведено достаточно грамотно, было принято решение о передаче дела в соответствующие органы (в суд общей юрисдикции — если предъявляется требование о взыскании ущерба, в правоохранительные органы — если, по мнению работодателя, в нарушении усматриваются признаки преступления). Российское трудовое право, традиционно стоящее на защите сотрудника, не позволяет работодателю предпринимать какие-либо значимые меры в отношении работника. В свете этого следует уделять максимальное внимание именно превентивным мерам: грамотно отбирать сотрудников на должности, устанавливать контроль за персоналом на основании внутренних нормативных актов компании и т. д. 

 

Мнение 1:

Петр Попов, ведущий юрист юридической компании «Пепеляев Групп»

Как обосновать затраты на экспертизу?

Наилучший путь обоснования затрат на экспертизу в рамках проведения расследования – подтверждение оснований для подобных мер со стороны работодателя. Самый безопасный вариант — если все действия службы кадровой безопасности заранее регламентированы в компании и соответствуют этому регламенту. Также следует указать, что возможный ущерб, если противоправный характер действий сотрудника подтвердится, может оказаться больше, чем стоимость экспертизы. Но если это не так, компания может обосновать действия угрозой своей деловой репутации. Отрицательный результат экспертизы или отсутствие однозначного мнения экспертов не означают, что расходы признать нельзя. Главное, что преследовалась цель установить истину и избежать убытков для компании. 

Мнение 2:

Людмила Шустерова, заместитель генерального директора аутсорсингового подразделения компании BDO

Считать ли нарушением опоздания сотрудников?

Если опоздания сотрудников компании достигают большого объема, вероятно, что-то не так либо с системой управления персоналом, либо с корпоративной культурой. Нужно ли наказывать персонал за такое «обычное» и незначительное  нарушение? Зависит от того, в какой компании или в каком подразделении работает сотрудник.

Если результаты работы подчиненных не зависят от времени прихода на работу, то, по моему опыту, бороться с опозданиями карательными мерами бесполезно и даже вредно. Скорее всего, штрафы или наказания, налагаемые на опаздывающих сотрудников, не вызовут ничего,  кроме обиды и агрессии. 

Одним из вариантов подхода к данной ситуации является гибкий график. В аутсорсинговом подразделении BDO, например, сотрудник имеет возможность выбрать, к какому времени приходить на работу: к 8, 9 или 10 часам утра. Соответственно, чем раньше он приходит, тем раньше он может покинуть свой офис.

Другое дело, если сотрудники должны отвечать на звонки клиентов ровно с 9 до 6 или персонал  работает на производстве, где каждые 15 минут простоя обходятся для предприятия в существенные суммы. Здесь административные меры неизбежны.  

14 августа 2013
Автор: Анна Калачева, начальник юридического отдела компании «Цеппелин Русланд»


Статьи этого раздела

  • Какие риски в сфере охраны труда часто забывают работодатели
    Многие работодатели, прежде всего, офисные компании скептически относятся к системе охраны труда. Скепсис, как правило, выражается в вопросе: «Какая может быть охрана труда в современном деловом центре?» Статья публикуется в рамках сотрудничества…
  • Несчастный случай на производстве
    В этой статье мы постараемся разобраться, какие происшествия являются несчастными случаями на производстве, а какие — нет, что нужно делать работнику и работодателю при возникновении несчастного случая и какие последствия он влечет для сторон трудового договора.
  • Специальная оценка условий труда. Аттестация рабочих мест заменена на специальную оценку условий труда
    Теперь аттестация рабочих мест заменена на специальную оценку условий труда. Процедура специальной оценки условий труда предназначена для решения вопроса о предоставлении компенсаций работникам в связи с занятостью на вредном производстве.
  • Кадровая безопасность. Принимаем нового сотрудника
    Каждого нового сотрудника в день приема нужно знакомить с правилами работы в компании. Он должен изучить внутренние нормативные акты, регламенты и иные документы, связанные с кадровой безопасностью работодателя.
  • Аттестация рабочих мест - современный способ обеспечения безопасности!
    Законодательство России устанавливает обязанность для работодателей по организации эффективной системы охраны труда. Меры по предотвращению несчастных случаев и заболеваний предприниматели должны производить в строгом соответствии с нормами ТК РФ, а также рядом технических регламентов, условий и стандартов. Одним из требований, предъявляемых к фирмам, является аттестация рабочих мест.
  • Правильно оформленный скриншот является надлежащим доказательством в суде
    Налоговики нередко указывают, что представленный компанией скриншот является подделкой, которая не несет необходимой информации. Какие данные должен содержать снимок с интернет-страницы? Обязательно ли его нотариальное заверение? Как отобразить дату и время на скриншоте?
  • Что необходимо знать об аттестации рабочих мест
    Аттестация рабочих мест по условиям труда - обязательное мероприятие, регламентированное ст. 212 Трудового кодекса РФ. Оно проводится для того, чтобы работодатель смог объективно оценить, в каких условиях трудится его персонал, и при необходимости принять меры по оздоровлению этих условий труда. Причем, как показывает практика, оценивать условия труда необходимо даже в самом современном помещении, поскольку негативные воздействия обнаруживаются везде. Рассказываем о важных нюансах аттестации.
  • Как победить воровство собственных сотрудников?
    Главная идея этой статьи: хищения и другие злоупотребления персонала можно поставить под контроль и минимизировать ущерб. И HR – менеджмент может и должен играть важную роль в решении этих задач. Однако у всего процесса должен быть единый «хозяин», и это, без сомнений, - первое лицо фирмы.
  • Договор о неразглашении информации
    В современных условиях развития рыночной экономики и усиления конкурентной борьбы, все большего проникновения гласных и негласных средств и систем сбора, обработки и накопления информации в сферу частной жизни, хозяйствования и в публично-властный сектор особую актуальность приобретают договоры о неразглашении информации. Такие договоры являются относительно новым явлением в правовой системе России и еще не получили надлежащей проработки. Однако договоры о неразглашении информации давно известны и широко применяются в мировой правовой практике. Другим названием договора о неразглашении информации является договор о конфиденциальности - оба названия на равных будут применяться в этой статье.
  • Проверка сотрудников через социальные сети
    Интернет, кроме удобного поиска сотрудников, дает отличную возможность проверить будущих соискателей при помощи социальных сетей. Как это лучше сделать, на что обратить внимание? Рассказывают Галина Иванова и Вера Макурова, менеджеры по поиску персонала компании Intercomp Global Services
  • Проверяем справку о зарплате за 2 предыдущих года
    Ваш сотрудник принес справку о заработке за два прошлых года, однако документ вызвал сомнения? Прежде чем его использовать, можно проверить сведения о компании, которая его выдала
  • Судимость как фактор риска: установлены ограничения на работу с детьми и подростками
    В Трудовой кодекс внесены изменения, ограничивающие возможность поступления на работу, связанную с обучением и воспитанием несовершеннолетних. Они касаются граждан, имеющих (имевших) судимость или привлекавшихся к уголовной ответственности за конкретные виды преступлений <1>. В связи с этим у кадровиков появляется новая обязанность: при оформлении сотрудника для работы с детьми и подростками требовать от него справку "о благонадежности", то есть об отсутствии судимости или факта уголовного преследования.
  • Вправе ли организация ответить на официальный запрос другой организации относительно своего бывшего работника?
    В запросе просят подтвердить факт того, что работник действительно работал в организации, и подтвердить причину его увольнения.
  • Отстранение от работы по требованию госорганов или должностных лиц
    В соответствии со ст. 76 Трудового кодекса Российской Федерации на работодателя возложена обязанность по отстранению сотрудника от работы (недопущению к ней). Здесь есть два важных момента. Во-первых, перечень оснований, приведенных в ст. 76, является исчерпывающим…
  • Технология определения сведений, относимых к коммерческой тайне, и факторы риска
    В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" под коммерческой тайной понимается режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать…
  • Труд водителей: особенности правового регулирования
    Водители организаций относятся к категории работников, труд которых подлежит особому правовому регулированию: работник должен проявлять повышенное внимание на дороге, а это приводит не только к физической, но и к быстрой психологической усталости. Поэтому рабочее время водителей строго нормировано законом. Кроме того, для водителей установлены различные гарантии и компенсации. Рассмотрим названные и некоторые другие вопросы.
  • Охрана коммерческой тайны
    Работник может быть уволен по инициативе работодателя за разглашение сведений, составляющих ту или иную тайну. Однако вопросы, связанные с материальными потерями, убытками, причиненными работодателю, надлежащим образом не решены. О том, какими правовыми средствами должна обеспечиваться защита такой информации, читайте в статье.
  • Пожарная безопасность в свете последних изменений законодательства
    С 1 мая 2009 г. вступил в силу Федеральный закон от 22.07.2008 N 123-ФЗ "Технический регламент о требованиях пожарной безопасности" (далее - Закон). Его принятие обусловлено требованиями другого нормативно-правового акта - Федерального закона от 27.12.2002…
  • Условия труда для работников-инвалидов
    Если в компании работают инвалиды, работодатель обязан создать им специальные условия труда. Это требование содержится в ст. 224 Трудового кодекса. О том, как его выполнить, рассказывается в статье.
  • Расследуем несчастный случай в учреждении
    Довольно часто в организациях происходят несчастные случаи с работниками. Причины этого - несоблюдение техники безопасности, необеспечение средствами индивидуальной защиты, использование устаревшего оборудования и т.д. Несчастный случай - непростое испытание для любой организации, потому как необходимо оформить целый ряд документов.
  • Воровство на работе: бороться или предотвращать?
    Проблема воровства на предприятиях, а если немного расширить рамки - неблагонадежности сотрудников, стара как мир. Практически каждая крупная компания включает в свой штат службу безопасности. Защита интересов собственников предприятий от их наемных работников - это целое направление бизнеса. Но может ли кто-нибудь дать стопроцентную гарантию благонадежности персонала? В лучшем случае специалисты обещают минимизацию потерь.
  • Если работник получил производственную травму
    Во время выполнения трудовых обязанностей с работником может произойти несчастный случай. Как работодатель должен действовать в такой ситуации? Какие гарантии пострадавшему предусмотрены законодательством?
  • Прослушивание работодателями телефонных переговоров работников: законно ли это?
    Многие работники коммерческих организаций знакомы с таким проявлением корпоративного контроля, как прослушивание служебных телефонов. Обычно этим занимаются сотрудники служб безопасности крупных и средних организаций по поручению руководства, причем прослушивание может носить как гласный, так и негласный характер.
  • Когда работодатель вправе проверять информацию о работниках?
    Все чаще в средствах массовой информации звучат мнения о том, что применение полиграфа при приеме на работу чуть ли не панацея от недобросовестного работника, а допрос пассажиров перед полетом - заслон террористическим актам на воздушном транспорте. Так ли это и законны ли подобные проверки?
    И, самое главное, как все это грамотно оформить?
  • Положение о защите персональных данных
    Положение о защите персональных данных и Приложения-образцы (шаблоны) документов
  • Пожарная безопасность - образцы инструкций, приказов и положений
    В приложении: - Инструкция о мерах пожарной безопасности в торговом зале. - Об ответственном за электробезопасность. - Об утверждении программы пожарно-технического минимума. - Приказ о проведении повторного противопожарного инструктажа.…
  • Инструкция о мерах пожарной безопасности
    Пример инструкции о мерах пожарной безопасности для малых офисов, магазинов, сервисных центров
  • Инструкция о мерах пожарной безопасности
    магазинов, сервисных центров
  • Оформление инструктажа по охране труда
    В статье подробно рассматриваются правовые аспекты охраны труда, приводятся образцы документов
  • Охрана труда - категория экономическая
    Cитуация с охраной труда в нашей стране, мягко говоря, далека от совершенства. Согласно определению, данному в ст. 209 ТК РФ, охрана труда - это "система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включающая в себя правовые, социально-экономические, организационно-технические, санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические, реабилитационные и иные мероприятия".
  • Предварительный медосмотр: обязанности работодателя
    Постараемся разобраться, в каких случаях следует проводить предварительные медицинские осмотры при приеме на работу.
  • Как повысить кадровую безопасность компании
    Как определить, кто из сотрудников организации и поступающих на работу наносит или может нанести ущерб её интересам? Как выявить потенциальных алкоголиков, людей, склонных к воровству и тех, кто никогда не будут продуктивно работать? Ведь все они могут стать сотрудниками Вашей компании. Грамотно разобраться в этом - задача не из легких. О роли человеческого фактора в обеспечении безопасности организации, некоторых потенциальных источниках кадрового риска и мерах по защите организации от них рассказывает эта статья.

Подписка на новости сайта

Мероприятия:



Реклама