Аутсорсинг расчета заработной платы: теория и практика

Для подавляющего большинства компаний процессы управления персоналом, кадрового делопроизводства и расчета заработной платы не являются профильными. А значит – для них было бы логично использовать так называемый аутсорсинг. Концепция аутсорсинга в сфере HR, весьма популярная в большинстве западных стран, пока еще сравнительно редко применяется в России – на данный момент компании предпочитают передавать на сторону только самые базовые процессы, связанные с подбором персонала. Другие процессы – такие как расчет заработной платы или кадровое делопроизводство – обычно реализуются своими силами.

По мнению ряда аналитиков, основной сдерживающий фактор HR-аутсорсинга весьма банален – компании просто боятся доверять другим организациям кадровые процессы, связанные с законодательным регулированием. О том, почему такого аутсорсинга не стоит бояться и почему он может быть выгоден, рассказывает Елена Микляева, ведущий специалист по компенсациям и льготам компании ИКЕА.


С чего все начиналось

Обширная экспансия компании ИКЕА на российский рынок стартовала в 2000 году - и изначально было принято решение об аутсорсинге кадровых процессов – прежде всего, расчета заработной платы. На первых порах альтернативные варианты даже не рассматривались, поскольку требовалось максимально быстро и оперативно наладить работу компании на российском рынке. Организация собственного расчета неизбежно привела бы компанию к необходимости поиска специалистов и отлаживанию бизнес-процессов – а значит, к дополнительным финансовым и временным затратам.

Елена Микляева: «В рамках подготовки к выходу на российский рынок была проведена обширная работа по выбору провайдера, который занимался расчетом в течение следующих трех лет. Однако в 2003 году, по мере роста присутствия ИКЕА в России, нас перестало удовлетворять качество оказываемых услуг, и мы решили перейти к другому аутсорсеру – компании UCMS Group, считающей нам зарплаты до сих пор. Вначале мы передали расчет на аутсорсинг в силу объективных причин, а потом – у нас просто не было повода отказываться от этой модели. В настоящее время аутсорсинг расчета зарплаты внедрен во всех дочерних организациях группы ИКЕА (7 юридических лиц), в которых работают примерно 5 тысяч сотрудников».

Выбирая потенциального аутсорсера, специалисты ИКЕА преследовали две основные цели. Во-первых, компании требовался сервисный провайдер с высоким потенциалом роста, готовый удовлетворить возрастающие потребности ИКЕА. А во-вторых, ИКЕА была заинтересована в партнере, которому можно было бы доверять. Поскольку процессы управления персонала в России жестко регулируются Трудовым кодексом, любые промедления и ошибки со стороны аутсорсера могут привести к весьма негативным последствиям.

Е. М.: «И в то же время, наша компания всегда очень тщательно подходит к вопросу о выделении бюджетов, и потому нам требовался провайдер, готовый рассчитывать заработные платы за приемлемую для нас стоимость. С другой стороны, практика работы с нашим нынешним аутсорсером показывает, что стоимость услуг расчета заработной платы на самом деле не столь велика, чтобы задумываться о самостоятельной реализации этих функций. Если сейчас будет принято решение о самостоятельном расчете – нам придется нанимать новых сотрудников, следить за ними, а также выплачивать соответствующую компенсацию. Решившись перейти на аутсорсинг один раз, заказчики редко отказываются от этой модели в дальнейшем».

Залог успешности

Е. М.: «Проектные активности уместно разделить на две основные части – с одной стороны, это согласование юридических и финансовых условий сотрудничества, с другой – технические согласования бизнес-процессов, выработка наиболее эффективного формата взаимодействия и обмен данными. В нашем случае все эти работы были реализованы в течение нескольких месяцев».

При реализации любого аутсорсингового проекта важно понимать, что он не заканчивается после того, как отданные на сторону процессы отлажены и работают. Было бы слишком наивно предполагать, что все можно согласовать на предварительном этапе и работать на этой базе в течение долгих лет. На практике ситуация очень быстро меняется, часто возникают новые требования и аутсорсер должен быть готов их выполнять. Именно поэтому ИКЕА стремится постоянно совершенствовать процессы взаимодействия и непрерывно повышать их эффективность.

Е. М.: За несколько лет сотрудничества с UCMS Group многое изменилось. Количество сотрудников, для которых рассчитывается заработная плата, выросло в несколько раз, существенно усложнилась и организационная структура нашей группы. Кроме того, политика управления персоналом в ИКЕА имеет собственную специфику – наши сотрудники часто переходят из одного подразделения компании в другое, и это требует от аутсорсера определенной гибкости и оперативного принятия решений.

Рабочий процесс

Чтобы рассказать о том, как именно реализован аутсорсинг в ИКЕА, необходимо сказать пару слов о структуре этой компании в России. В настоящее время в нашей стране открыто 7 дочерних предприятий (отдельных юридических лиц) группы ИКЕА, которые работают в различных российских регионах. Как следствие, чтобы провести расчет зарплаты для всех сотрудников этих семи предприятий необходимо провести предварительную консолидацию (объединение) данных.

Е. М.: «В настоящее время процесс расчета организован следующим образом. У каждого менеджера из наших предприятий или подразделений стоит задача раз в месяц выгружать данные для передачи их аутсорсеру. Информация выгружается из нашей внутренней системы управления персоналом, в которую вносятся все данные об отгулах, отпусках, болезнях и увольнениях. После того, как данные выгружены, они передаются специалистам компании-провайдера по защищенным каналам. Вполне естественно, что аутсорсер знает, в каком формате передаются данные и готов к их дальнейшей обработке. Отмечу, что формат передачи данных изначально определялся нами – в данном случае, компания-аутсорсер подстраивалась под наши потребности».

В дальнейшем, после непосредственного расчета зарплаты специалистами аутсорсера, в ИКЕА передаются все необходимые отчеты в установленной форме, а также расчетные листки для каждого отдельного сотрудника. Кроме того, у кадрового отдела постоянно возникает потребность в срочных и дополнительных расчетах, которые необходимо провести крайне оперативно. Так, например, согласно требованиям ТК РФ, мы обязаны предоставить расчет сотруднику в день его увольнения.

Добавим, что все процессы взаимодействия ИКЕА с аутсорсером регламентированы в документации по проекту. Перед каждым расчетным периодом происходит планирование взаимодействия с аутсорсером , в рамках которого указывается время предоставления документов с точностью до одного часа.

Конфиденциальность аутсорсинга

Очень часто приходится слышать мнение о том, что аутсорсинг небезопасен. Мол, отдавая персональные данные своих сотрудников третьей компании, могут появиться дополнительные риски нарушения их конфиденциальности. В худшем случае, эти данные могут попасть к конкурентам, которые начнут переманивать сотрудников, предлагая им более высокую зарплату.

Е. М.: «Мне часто задают вопросы о безопасности аутсорсинга, и, с моей точки зрения, здесь можно выделить три основных момента. Во-первых, информационная безопасность является важной составляющей договоров, которые мы заключаем с аутсорсером. В них четко прописано, какую экономическую ответственность несет аутсорсинговая компания в случае каких-либо проблем или утечек данных. Во-вторых, мы прекрасно понимаем, что самому аутсорсеру крайне невыгодно допускать утечки, поскольку каждый инцидент такого рода становится черным пятном на его репутации. Именно поэтому наш аутсорсер – компания UCMS Group – самостоятельно внедряет различные защитные системы, методологии контроля качества ISO 9001:2000, а также активно обучают своих сотрудников. И, в-третьих, даже если закрыть глаза на первые два аргумента, то я не вижу причин, из-за которых внутренний расчет заработной платы можно было бы назвать более безопасным процессом, чем расчет при аутсорсинге»

Действительно, в обоих случаях доступ к конфиденциальной информации получают определенные сотрудники, но только в случае аутсорсинга они сидят в другом офисе. И те, и другие могут допустить ошибки или утечки примерно с одинаковой вероятностью. Свои сотрудники, конечно, роднее, однако далеко не факт, что они окажутся этичнее и профессиональнее.

Е. М.: «В целом, я убеждена, что мнение о проблемах безопасности при аутсорсинге оправдано далеко не всегда. Зачастую, грамотный выбор аутсорсера приводит к более высокому уровню безопасности, чем реализация бизнес-процессов своими силами».

Успешное партнерство

Е. М.: «Во-первых, чтобы перейти на аутсорсинг, необходима смелость - новые бизнес-модели и технологии созданы ради того, чтобы их использовали, а не для того, чтобы их боялись. По мере роста конкуренции, компаниям придется сконцентрироваться на профильных процессах и активно применять аутсорсинг во всех областях своей деятельности. И в области управления персоналом в том числе. И если вы выбрали это направление – пытайтесь пройти по нему до конца. А во-вторых, я еще раз хочу подчеркнуть чрезвычайную важность выбора правильного поставщика. В рамках аутсорсингового проекта может возникнуть масса трудностей, преодолеть которые можно только при наличии надежного партнера. Верно и обратное утверждение – если вы имеете хорошего партнера, то все трудности становятся преодолимыми в рамках обычной конструктивной работы. Другими словами, профессиональный аутсорсер является необходимым и достаточным условием успешного проекта, и выбирать его надо с расчетом на долгое, продуктивное и экономически эффективное партнерство».
20 октября 2010
Автор: «Справочник по управлению персоналом» / материал предоставлен UCMS Group для публикации


Статьи этого раздела

Подписка на новости сайта

Семинары / курсы / тренинги: