Все Свободны - Как с помощью услуг аутсорсинга и SaaS оптимизировать бюджет службы персонала?

Следствие кризиса — уменьшение оборотов предприятий — вынуждает компании экономить практически на всем. ИТ-расходы -далеко не исключение, однако их сокращение чревато потерей важных конкурентных преимуществ. Пройти между этих двух огней — необходимостью экономии и необходимостью сохранить эффективность ИТ — помогут новые технологии, которые, с одной стороны, позволяют снизить издержки, с другой — сохранить и даже увеличить функциональность.

Этой статьей журнал CNews начинает серию публикаций, посвященную новым информационным технологиям, позволяющим сокращать расходы, одновременно увеличивая эффективность и производительность. В первом материале речь пойдет о способах снижения затрат в сфере работы с персоналом. Подробно будут рассмотрены две технологии: предоставление ПО для управления кадрами по модели SaaS (Software as a Service — ПО как услуга) и аутсорсинг бухгалтерской функции расчета заработной платы. Справедливости ради надо отметить, что обе эти технологии уже немалое время существуют на российском рынке. Однако именно текущие экономические условия обещают дать им мощный стимул к дальнейшему развитию.

Hard и soft управленческого ПО

По данным исследовательского центра TAdviser, количество систем управления персоналом (HRM), доступных в России, за два прошедших года увеличилось более чем на треть. Важной тенденцией, по мнению экспертов TAdviser, стало заметное движение поставщиков решений в сторону модели SaaS. В тройку лидеров по функционалу впервые вырвалась шведская система Quinyx WorkForce, используемая заказчиками исключительно по модели SaaS и предоставляемая на отечественном рынке российским филиалом UCMS Group. Несколько лет назад движение в сторону SaaS также начинала российская компания «БОСС-Кадровик» (группа «АйТи»), но тогда это закончилось закрытием проекта. Впрочем, от намерения выйти в перспективный сегмент в «БОСС-Кадровик» не отказались.

Для упрощения работы с ПО в области HR по модели SaaS поставщики этой услуги предлагают два условных термина: hard-HR и soft-HR. Под hard подразумевается «обязательный набор», то есть ПО, обеспечивающее те функции, которые предприятие обязано реализовывать по закону: выписку приказов, больничных, поощрений, наказаний и т. д. Soft-HR обеспечивает функции, которые законодательством никак не нормируются, но, тем не менее, очень часто бывают востребованы. Это формирование кадрового резерва, сохранение информации о кандидатах, переписка с ними, запись интервью и т. д.

Варианты взаимодействия заказчика и подрядчика могут быть различными. Клиент может арендовать ПО по модели SaaS, а внедрение и поддержку осуществлять самостоятельно, или полностью передать весь функционал по управлению персоналом на аутсорсинг. По словам Андрея Шабанова, управляющего директора UCMS Group СНГ, обычно заказчики предпочитают смешанную модель: одни функции передаются подрядчику полностью, другие обрабатываются внутри компании.

3 доллара с носа

Работа по модели SaaS, как правило, начинается с небольшого исследования потребностей заказчика, которое проводится с целью выявить особенности его документооборота в области управления персоналом. Цена исследования редко бывает большой, обычно она не превышает стоимости двух месяцев работы одного специалиста. Длится исследование не более одного месяца. Все ПО размещается на сервере подрядчика. Это может быть как собственный сервер поставщика услуги, так и арендованные мощности ЦОД. Подписавшийся на модель SaaS заказчик заходит на сервер через удаленный доступ, работает на нем и там же хранит свои базы данных.

При этом версия ПО существует в единственном экземпляре, максимум в двух, если ПО размещается в двух разных ЦОДах. Небольшое количество копий программы имеет свое преимущество. Поскольку законодательство, в том числе в области трудовой деятельности, очень динамично, в ПО необходимо часто вносить дополнения и изменения. И в случае работы по системе SaaS все апгрейды и исправления немедленно становятся доступными для всех заказчиков. В базу данных могут быть занесены как действующие работники, так и уволившиеся, сведения о которых по какой-либо причине еще хранятся. В среднем пользование по модели SaaS обходится клиенту в сумму от 1,5 до 3 долл. в месяц за действующего сотрудника. Плата за уволившихся на порядок ниже. Размеры платежа зависят главным образом от обилия дополнительных функций и доработок. Стандартная функциональность оценивается по нижней планке.

Больше не экзотика

Когда сумма платежей известна, легко подсчитать эффективность аренды ПО по сравнению с его покупкой. Достаточно сложить стоимость лицензии, расходы на проект внедрения, включая обучение сотрудников, и затраты на техническую поддержку, которые обычно составляют 10-20 % от стоимости лицензии в год. Важно отметить, что при использовании модели SaaS не требуется внедрения системы, которое означает существенные расходы для предприятия. Это особенно актуально сейчас, когда финансовые средства выделяются очень скупо.

Если по каким-либо причинам финансирование будет урезано в момент, когда проект внедрения уже запущен, он рискует на время остановиться или замедлиться. Это значит, что отделу HR придется вручную, используя старый добрый Word или Excel, набивать все необходимые документы. Ни о какой производительности труда в этом случае говорить не приходится. Если по каким-то причинам клиент решил отказаться от услуг поставщика SaaS, то он просто перестает платить арендную плату и его отключают от обслуживания. При этом данные еще некоторое время хранятся на сервере подрядчика, после чего их передают заказчику в оговоренном формате. Сегодня перед моделью SaaS открываются хорошие перспективы.

«Если бы вы меня спросили до сентября прошлого года, насколько востребована на нашем рынке концепция SaaS, я бы ответил, что ей здесь предстоит еще долгий путь, — комментирует Андрей Шабанов. Но сейчас все сильно изменилось. Можно сказать, что этот долгий путь почти пройден и возникает большой спрос на услуги SaaS. Сегодня многие компании пересматривают свои затраты. И когда мы участвуем в тендерах на аутсорсинг, наша особенность — возможность предложить работу с ПО без его покупки — часто является решающим аргументом. По крайней мере, моделью SaaS сильно заинтересовались технологически продвинутые компании, банки, а также крупные распределенные предприятия, имеющие много филиалов».

Кстати, как отмечают эксперты, на Западе SaaS давно стала стандартной услугой. И многие западные ИТ-специалисты бывают сильно удивлены, узнав, что долгое время в России SaaS была сродни экзотике.

6 причин передать расчет заработной платы на аутсорсинг:

1. Компания имеет высокие текущие операционные затраты по сравнению с показателями аналогичных предприятий.
2. Организация получает неверные данные в результате расчета заработной платы
3. Компания имеет набор не интегрированных систем автоматизации или ей требуются капитальные затраты на внедрение нового дорогостоящего ПО.
4. Организация нацелена на большую прозрачность финансовых процессов.
5. Предприятие имеет множество подразделений в различных городах и странах
6. Компания тратит слишком много времени на подготовку отчетности по зарплате.

Бухгалтерия на вынос


В отличие от модели SaaS, передача расчета заработной платы на аутсорсинг получила гораздо большее распространение на нашем рынке. Среди отдаваемых внешнему подрядчику функций в России расчет зарплаты и кадровое администрирование вышли на первое место. Для сравнения, в США эти функции занимают лишь четвертое место (на первом — процессы, связанные с пенсионными вопросами, на втором рекрутинг, на третьем — обучение персонала).

Если, согласно данным Boston Consulting Group, мировой рынок бухгалтерского аутсорсинга в 2002-2008 годах рос на 10% в год, то докризисные темпы динамики аутсорсинга в России превышали 100%. Во многом это объясняется тем, что нашей стране есть куда расти: большая часть отечественных предприятий рассчитывает зарплату самостоятельно, тогда как в США в 70% случаев эта функция передана на аутсорсинг. На российском рынке представлено около 20 компаний, предлагающих аутсорсинг расчета заработной платы. Первыми в этот сектор вышли «Финкомплекс» (1985), InterComp (1992) и Elanor (1991). Также среди основных игроков российского рынка аутсорсинга можно назвать компании Unistaff Payroll Services, UCMS Group, Avenir, «Содействие», «Корус консалтинг», «Аудит МСК», «ФКГ Дельта», «Верона», «Сити пресс сервис», «Бизнес Сопровождение» и др.

Как правило, передача части бухгалтерских функций или всей бухгалтерии на аутсорсинг происходит в случае неэффективной организации внутренней службы, когда затраты на нее непропорционально велики для существующего объема работ. А также если компании необходимо повысить качество и оперативность внутреннего процесса, а реформирование существующей внутренней службы слишком трудоемко или затратно, потому что требует капитальных вложений в ПО, выделения денег и рабочего времени на внедрение, организациюи управление процессом.

При выборе подрядчика нужно обратить внимание на следующие факторы. Во-первых, опыт компании и рекомендации клиентов. Наличие солидного профессионального опыта позволяет подрядчику реализовывать проекты разного масштаба и любой сложности с учетом организационной структуры и специфики бизнеса заказчика. Большое количество клиентов позволяет сформировать разносторонний опыт проведения сложных операций и сформировать базу экспертных знаний, которые помогают найти правильное решение в спорных ситуациях. При этом стоит обратить внимание не только на количество клиентов подрядчика, но и на их «качество». Это означает, что нужно оценить, насколько широко представлены отрасли в базе клиентов, насколько сильно компании отличаются по своей структуре, размеру, профилю деятельности и т. д. Во-вторых, важна четкость договорных отношений. Предприятия, предлагающие подписать только формальное соглашение об оказании услуг без четкого описания их состава, процедур взаимодействия, разграничения ответственности и разрешения спорных ситуаций, как правило, не будут оказывать услуги на должном уровне, так как понимают, что не понесут ответственности в случае некачественной работы. Привлечь к ответственности недобросовестного исполнителя без договора, в котором четко прописаны все условия оказания услуги, крайне затруднительно, как и получить компенсацию потерь вследствие его некачественной работы. В-третьих, необходимо убедиться в наличии комплекса методологий и отработанных процедур. В-четвертых, стоит посмотреть на наличие сертификатов соответствия стандартам качества. Таким образом заказчик получит независимую оценку эффективности используемых подрядчиком организационных, технических и программных средств. В-пятых, профессиональный аутсорсер должен обладать гибкими решениями, оптимальными для реализации бизнес задач каждого конкретного клиента, уметь создавать специализированные решения с учетом требований и стандартов заказчика. В-шестых, важно понимать, что все предоставленные подрядчику данные должны быть надежно защищены, тем более если речь идет о такой конфиденциальной информации, как данные о заработной плате сотрудников предприятия. Безопасность должна быть обеспечена на нескольких уровнях: аутсорсер должен иметь надежную систему защиты ИТ-инфраструктуры и четко соблюдаемую политику безопасности.

300 рублей за человека

Для начала работ по оказанию услуг аутсорсинга подрядчику необходимо получить исходные данные, на основании которых ему предстоит строить расчет, а также согласовать алгоритм расчета заработной платы и настроить все системы для получения корректных результатов. Заказчику необходимо передать аутсорсеру данные по организационной структуре предприятия (какие подразделения существуют, структура центров затрат, штатное расписание и т. д.), информацию о работниках (персональные данные, данные для расчета), первичные данные кадрового учета (приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, отпуске и т. п.), информацию об отработанном времени (графики работ, табели учета рабочего времени, данные о сверхурочных, начислениях, удержаниях, перерасчетах и т. п.).

Компания-аутсорсер в процессе настройки также проверяет результаты предыдущих расчетов (обычно за 12 мес.). Сроки настройки во многом зависят от сложности проекта. Здесь необходимо учитывать количество сотрудников, качество расчетов до перехода на аутсорсинг. Минимальный срок настройки — 14 дней. Стоимость работ по расчету заработной платы зависит от количества сотрудников и, как правило, дифференцирована, то есть снижается при увеличении числа рассчитываемых специалистов. В среднем расчет одного сотрудника в месяц обходится в 250-300 руб.

Оценка эффективности использования аутсорсинга должна включать в себя несколько аспектов. Первый - экономическая эффективность, которую можно посчитать в денежном выражении. Второй — стратегические преимущества, обеспеченные наличием эффективных бизнес-процессов и доступа к экспертному знанию подрядчика. И третий - снижение финансовых и административных рисков, а также потерь от штрафов и санкций контролирующих органов. В целом расходы на передачу расчета заработной платы на аутсорсинг ниже совокупных затрат на осуществление этого процесса силами компании. При этом в последнем случае предприятия серьезно зависят от собственной финансовой службы и зачастую несут серьезные финансовые риски. Компании не застрахованы от внезапной болезни собственного сотрудника, ошибок в расчетах, как вследствие невнимательности, так и по причине незнания последних изменений в законодательстве, что может привести к финансовым потерям, штрафам и санкциям. Кроме того, собственный сотрудник может стать причиной утечки конфиденциальной информации.
19 января 2010
Автор: CNews (статья предоставлена для публикации UCMS Group)


Статьи этого раздела

Подписка на новости сайта

Семинары / курсы / тренинги: