Пять шагов для внедрения аутсорсинга бухгалтерских услуг

Внедрение аутсорсинга бухгалтерского учета в компании вызывает сложности во многом из-за отсутствия понимания, какие шаги и в какой последовательности необходимо для этого предпринять. Исходя из собственного опыта и специализации на таких проектах, попробуем дать подсказку в виде общей схемы действий, которые нужно произвести при переводе на аутсорсинг бухгалтерской функции. Большинство внедрений проходят по данной схеме, хотя, конечно, всегда возможны незначительные корректировки, обусловленные спецификой бизнеса или конъюнктурными требованиями, например, сжатыми сроками. Итак, пять основных стадий, которые необходимо пройти для перехода на аутсорсинг.

Стадия 1. Оценка текущего положения дел

Предложение использовать аутсорсинг бухгалтерских услуг в компании, особенно если она никогда не применяла эту бизнес-модель, требует железной аргументации в свою защиту. Для этого нужно ответить на вопрос, способен ли аутсорсинг помочь компании лучше и успешнее развиваться.

Здесь для начала необходимо получить исчерпывающее представление о текущем состоянии организации и ее целях на перспективу, проанализировав положение компании на рынке и стратегию ее развития на среднесрочную перспективу, оценив конкурентную среду. Поняв вектор дальнейшего развития, нужно обозначить проблемы, стоящие на этом пути, и направления, требующие оптимизации. Передача этих процессов на аутсорсинг может рассматриваться как один из инструментов такой оптимизации. Чтобы определить целесообразность аутсорсинга, необходимо посчитать полную стоимость реализации той или иной функции своими силами и при помощи провайдера. В оценку содержания функции inhouse входят расходы на аренду офисных площадей, стоимость офисной техники, оборудования рабочего места каждого сотрудника, занятого в реализации данной функции, ФОТ отдела и иные выплаты. При возможности и наличии такой информации стоит учесть и косвенные расходы, например, затраты на найм и обучение нового сотрудника для замены уволившегося, расходы на повышение квалификации, замещение работника на время отпуска и больничного.

После того, как сформировано представление о текущей ситуации в компании и оценены перспективы, приходит время отвечать на главный вопрос о применимости аутсорсинга. Решение в его пользу принимается после анализа достоинств и недостатков модели, а также сравнения стоимости содержания функции inhouse и стоимости аутсорсинга бухгалтерских услуг. Окончательное решение вопроса, безусловно, остается за генеральным директором или собственником компании. Он же утверждает цели, которые должны быть достигнуты по итогам проекта.

Стадия 2. Аутсорсингу быть. Подготовительный этап и выбор провайдера 

Если принято решение в пользу аутсорсинга, на стороне компании необходимо сформировать рабочую группу и назначить руководителя проекта, который будет отвечать за достижение четко определенных и зафиксированных целей проекта. На этом этапе с руководством согласуется объем задач, передаваемых на аутсорсинг, требования к провайдеру и критерии оценки эффективности его работы.

Затем начинается кропотливая работа по выбору подрядчика. Среди критериев, по которым оцениваются кандидаты на эту роль, – репутация и срок работы на рынке, положительные отзывы  клиентов, отраслевая специализация, должный уровень технологического обеспечения, наличие страховки, стоимость услуг и грамотное юридическое оформление отношений (наличие подробного контракта, где оговариваются все условия сотрудничества, и дополнительного соглашения об уровне предоставления сервиса).

Отобрав несколько компаний, удовлетворяющих этим основополагающим требованиям, для принятия окончательного решения нужно сравнить провайдеров аутсорсинга бухгалтерских услуг по таким параметрам, как:

-          наполнение базового пакета услуг;

-          перечень дополнительных услуг, их стоимость и возможность включения в базовый пакет на постоянной основе;

-          влияние изменений в компании на качество и стоимость оказания услуги (изменение численности персонала, открытие филиалов и прочие);

-          скорость реакции на клиентские запросы;

-          уровень квалификации сотрудников провайдера, организация их работы, контроль деятельности;

-          организация системы безопасности, защиты данных клиента;

-          размер страхового покрытия рисков, трактовка страховых случаев;

-          порядок взаимодействия с провайдером при форс-мажоре, расторжении контракта.

Для удобства проведения сравнения рекомендуем пользоваться «табличным» методом. 

Стадия 3. Формулирование условий сотрудничества

Выбрав наиболее подходящего провайдера, требуется разработать условия контракта. Задача заказчика – максимально четко донести свои требования и сформулировать запрос, а также задать необходимое число уточняющих вопросов, чтобы убедиться в том, что сложилось однозначное понимание ситуации. На этом этапе очень важно избежать ошибок в коммуникации.

Обсуждая с провайдером техническую сторону вопроса – методики, программное обеспечение и прочее, нужно быть готовым к тому, что партнер предложит свои варианты решения. Не стоит сразу отметать такие предложения как неудобные, ведь источник прибыли аутсорсера в наиболее оптимально выстроенных процессах, и многие компании пользуются возможностью привнести лучшие практики партнеров-аутсорсеров в свой бизнес.    

Для участия в составлении договора в рабочую группу проекта необходимо включить корпоративного или приглашенного юриста. Договор подряда, который заключается в таких случаях, обязательно должен определять основополагающие элементы сотрудничества. Он может быть смешанным, поскольку аутсорсинг бухгалтерских услуг может подразумевать не только расчет зарплаты, но и консультирование и взаимодействие с проверяющими органами во время проверок. Заключается и соглашение об уровне сервиса (SLA), где прописываются все аспекты оперативного взаимодействия – ответственные за документооборот между клиентом и подрядчиком, сроки предоставления отчетности, критерии оценки эффективности работы провайдера и другие.

Стадия 4. Переходный период

Важный момент – подготовка собственных сотрудников к переходу на аутсорсинг для избежания сопротивления изменениям. Необходимо подробно проинформировать коллектив о сути грядущих перемен, объяснить новые принципы реализации функции, ответить на все вопросы и ознакомить специалистов с новыми регламентами работы под подпись.

Параллельно разрабатываются документы, отражающие новые реалии - создаются или корректируются должностные инструкции, формируется новое штатное расписание, утверждается план работ по внедрению.

Стадия 5. Операционная деятельность и контроль

После того, как все вышеописанные стадии внедрения аутсорсинга бухгалтерских услуг пройдены, рабочую группу можно расформировать. Обычно назначается один сотрудник, ответственный за реализацию функции на аутсорсинге, который в установленном режиме с определенной периодичностью отчитывается перед руководством. Такой отчет представляет собой:

-          анализ работы аутсорсинга на основе обратной связи от сотрудников, менеджеров и контрагентов;

-          оценку соответствия деятельности провайдера зафиксированным в SLA показателям эффективности;

-          коллегиальное обсуждение всеми участниками процесса промежуточных итогов.

Источником проблем при реализации модели аутсорсинга может быть ненадлежащее исполнение провайдером контракта или неправильное планирование работы. Причины проблем нужно совместно выявлять, вырабатывать способы их решения и отслеживать динамику. Контроль за выполнением переданной на аутсорсинг функции необходим, и чем важнее процесс, тем более системным и тщательным он должен быть.

15 октября 2013
Автор: UCMS Group


Статьи этого раздела

  • Оптимальный штат бухгалтеров и аутсорсинг бухгалтерии
    Вопрос повышения эффективности работы различных служб так или иначе встает в любой компании, и службу бухгалтерии в один прекрасный момент тоже затрагивает. Расскажем, как определить оптимальное количество персонала в этом отделе и понять, будет ли…
  • Аутсорсинг и аутстаффинг – не одно и то же
    После выхода закона о запрете аутстаффинга часто возникает вопрос, не является ли, например, аутстаффингом работа сотрудников аутсорсинг-провайдера на территории заказчика, и как это прописать в договоре. Ситуация осложняется тем, что оба термина никак не закреплены…
  • Бухгалтерский аутсорсинг в цифрах и на практике
    Журнал «Финансовый директор» опросил менеджеров компаний с численностью персонала до 500 человек и выяснил потребности среднего бизнеса в аутсорсиге. По результатам исследования 40% таких компаний используют бухгалтерский аутсорсинг, 36% пользуются услугами провайдеров для подбора, найма, развития и оценки персонала. Еще 17% передают стороннему поставщику расчет заработной платы и 16% - ведение кадрового делопроизводства.
  • Развенчиваем мифы об услугах по расчету зарплаты
    Аусторсинг расчета зарплаты не первый год является одной из главных тем корпоративного фольклора. Хотя все больше компаний успешно его используют, недоверия и опасений на этот счет куда больше, чем оно того заслуживает. Мы провели исследование…
  • Аутсорсинг кадрового делопроизводства
    Аутсорсинг кадрового делопроизводства - это привлечение профессионального провайдера, который специализируется в области кадрового учета и обладает соответствующим опытом, знаниями, техническими средствами, для выполнения всех функций кадрового администрирования. Аутсорсинг кадрового делопроизводства рекомендуется в том случае, когда выполнение кадровых функций не целесообразно осуществлять силами сотрудников компании. Мы выделяем 7 основных причин передачи кадрового делопроизводства на аутсорсинг.
  • Аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета
    Понятие «аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета» уже перестало быть модным и загадочным термином для российских компаний, в настоящее время оно прочно вошло в отечественную практику финансового менеджмента. Финансовым директорам уже не нужно…
  • Аутсорсинг расчета заработной платы
    Расчет заплаты, а также налогов и обязательных отчислений является одной из наиболее сложных процедур бухгалтерского и налогового учета для многих российских и международных компаний. Качество и своевременность производимых расчетов, вместе с обеспечением сохранности и конфиденциальности…

Подписка на новости сайта

Семинары / курсы / тренинги: