Вопрос повышения эффективности работы различных служб так или иначе встает в любой компании, и службу бухгалтерии в один прекрасный момент тоже затрагивает. Расскажем, как определить оптимальное количество персонала в этом отделе и понять, будет ли бухгалтерский аутсорсинг полезен вашей компании.

Расчет оптимальной численности и загрузки сотрудников бухгалтерии становится необходим главному бухгалтеру для аргументации предлагаемых изменений в отделе, при защите бюджета и просто в дискуссии с генеральным директором, уверенным, что пара бухгалтеров сможет отлично справиться с работой, которую сейчас делают пятеро.

Как понять, соответствует ли число бухгалтеров текущим потребностям компании?

1. Оцените объем функций, которые выполняет подразделение, и объем операций, связанных с выполнением этих функций.

Например, если бухгалтерия только предоставляет информацию о дебиторской задолженности в другие подразделения – это одно, а если выступает чем-то вроде коллекторского агентства, выбивая документы или деньги из инертных контрагентов, – совсем другое.

Важна и специфика формирования выручки компании. Если прибыль выросла с 300 тысяч до трех миллионов в день и при этом количество выставляемых счетов не изменилось, потребности в увеличении штата нет. А если число счетов увеличилось пропорционально росту выручки, штат имеет смысл расширять.

2. Поняв объем задач, распределите их между позициями в отделе.

Есть пять основных позиций в бухгалтерии: главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, старший бухгалтер, младший бухгалтер и операционист.

Операционист - это сотрудник, вносящий первичные документы в бухгалтерскую программу.

Младший бухгалтер отвечает за несложные участки работы и/или помогает старшему бухгалтеру.

Старший бухгалтер (ведущий бухгалтер) – опытный сотрудник, отвечающий за самые сложные участки.

Заместитель главного бухгалтера - методист, который отслеживает изменения в бухгалтерском и налоговом учете на всех участках, или помощник главбуха.

3. Рассчитайте приблизительный объем времени, затрачиваемый на выполнение каждой задачи ответственным за нее работником.

Составьте перечень работ, которые производят бухгалтеры, и посчитайте временные затраты на выполнение каждой из них. Время на обработку «первички», например, рассчитывается исходя из объема данных, введенных в информационную систему, и нормативов на внесение документов. Расчет времени на звонки контрагентам можно вести по таблице учета рабочего времени. Можно также попросить/обязать сотрудников в течение месяца документировать «статьи расхода» своего рабочего времени. Такая практика называется timesheet и может быть введена как в формате электронной системы, так и в виде обычных бумажных таблиц, в которых работники сами заполняют графы. Только не забудьте объяснить, что информация собирается не для наказания нерадивых, а для исключения переработок и более оптимального распределения нагрузки. Выполяйте свои обещания.

В листе времени учтите такие позиции, как обучение на курсах и семинарах, а также различные непредвиденные дела (чем выше должность, тем больше времени на них тратится).

4. Посмотрите, сколько времени должны тратить сотрудники бухгалтерии на выполнение каждой своей задачи в идеале (по нормативам, с учетом уровня автоматизации и специфики вашей компании). Сравните «идеальный» и реальный расход времени для выполнения каждой задачи. Так вы получите представление о том, кто из сотрудников перегружен, а у кого должны быть резервы времени. Это нужно для понимания, как более эффективно перераспределить нагрузку и организовать работу, а также сколько человек на какой позиции оптимально будут выполнять текущие задачи.

 Как оптимизировать издержки на ведение бухгалтерии?

Многие компании предают базовые рутинные бухгалтерские функции на аутсорсинг. Считается, что это снижает издержки и позволяет наиболее оптимально укомплектовать отдел. Как понять, нужен ли вашей компании аутсорсинг бухгалтерии, даст ли он такой эффект или окажется экономически неэффективным вложением?

Чтобы оценить целесообразность аутсорсинга бухгалтерии, нужно посчитать стоимость реализации функции своими силами и силами провайдера. Рассмотрим алгоритм расчетов на примере функции расчета заработной платы, которую чаще всего передают на сторону.

Для общего представления о стоимости реализации функции своими силами и аутсорсинга бухгалтерии мы посчитали и сравнили стоимость владения функцией РЗП в том и другом случае для четырех организаций с различной спецификой учета и числом сотрудников: IT-компании, представительства, сети магазинов и промышленного предприятия.

Расчет стоимости владения функцией расчета заработной платы in-house

* Полная стоимость содержания специалистов рассчитана приблизительно, по общим оценкам и учитывает все HR-издержки: ФОТ, отчисления в фонды, повышение квалификации, замещение в период отпусков и больничных, премиальные, соцпакет и расходы на организацию рабочего места.

** Приблизительные показатели, выведенные из числа сотрудников и основного функционала специалистов.

*** Стоимость владения функцией рассчитывалась как стоимость рабочего времени специалиста, затрачиваемого им на выполнение данной функции.

Расчет стоимости владения функцией расчета заработной платы на аутсорсинге

* Здесь оценка уровня сложности учета по трехбальной шкале, где «единица» – минимальная сложность, «тройка» – максимальная, обращает внимание на то, что при высокой трудоемкости выполнения расчета провайдер будет применять поправочные повышающие коэффициенты к базовым тарифам. Поэтому указанная в графе «Стоимость владения», сумма будет тяготеть к верхнему пороговому значению.

** При расчете стоимости пакета типовых услуг использовались усредненные тарифные ставки.  

По итогам расчетов можно сказать, что аутсорсинг бухгалтерии наиболее эффективен для небольших компаний, где эту рутинную работу выполняет наиболее дорогостоящий специалист - главный бухгалтер. Для организаций со штатом 50-150 работников, в которых зарплату считает один из бухгалтеров, аутсорсинг бухгалтерии обойдется примерно в такую же сумму, что и выполнение функции своими силами. Прямая экономия здесь возможна за счет оптимизации численности бухгалтерии после перераспределения оставшихся обязанностей.

Среднего размера компании, где есть отдельные расчетчики, при аутсорсинге бухгалтерии экономят на стоимости содержания штатных сотрудников. Мы не случайно ввели для компаний с выделенными расчетчиками такой показатель, как загрузка одного сотрудника, отражающий эффективность использования рабочего времени. Сегодня с учетом средств автоматизации расчетчик может считать зарплату в среднем для 500 работников, и это - оптимальная загрузка. Если в компании работают 700 человек, требуется два расчетчика, каждый из которых будет считать зарплату для 350 сотрудников. В таком случае загрузка каждого специалиста составит всего 70%. Вывод: если компании нужно «полтора» бухгалтера, аутсорсинг бухгалтерии позволит платить только за проделанную работу.

Для крупных предприятий аутсорсинг, на первый взгляд, невыгоден, поскольку выходит дороже. Однако если каждый специалист недозагружен, общая недозагрузка ежегодно обходится компании в солидную сумму. Для борьбы с такими неэффективными расходами можно либо наращивать производительность труда посредством дополнительной автоматизации и/или выстраивания более четких и прозрачных принципов взаимодействия между подразделениями, либо передавать функцию на аутсорсинг, заодно повышая качество ведения расчета зарплат. Провайдер не только обладает нужными компетенциями и заинтересован в оптимизации процессов (это основной источник формирования его прибыли), но и несет материальную ответственность за свои ошибки в расчетах.